Publicado em 08 de outubro de 2023.

Diante da crescente demanda por eficiência, produtividade e desempenho em tempos de recursos escassos, empresas, bem como as organizações públicas, têm focado sua atenção na identificação de oportunidades de melhoria para seus processos. Nesse contexto, a abordagem de Gerenciamento de Processos de Negócios, ou Business Process Management (BPM), se destaca. É reconhecida por sua contribuição na gestão de atividades internas e por proporcionar maior conexão entre essas atividades e as demandas de clientes, de fornecedores e da sociedade.
As ações de mapeamento e de gerenciamento de processos do BPM atraem a atenção de gestores por permitir, além de outras coisas, ações de governança e compliance, automatização, redução de riscos e adequação a legislações fiscais como as associadas a questões ambientais, fiscais e de LGPD.
Conhecer e gerenciar processos passa, portanto, a ser na atualidade um pré-requisito para a boa prática de gestão, e o BPM desponta como a principal disciplina para esse fim. Por outro lado, a implementação do BPM de forma inadequada pode levar organizações, especialmente as de grande porte, a um oneroso, lento e improdutivo fluxo de coleta de informações sem que se atinjam os resultados desejados.
Nesse contexto, não são raros os relatos de esforços fracassados de implementação de BPM. Dentre as principais limitações se destacam: dificuldade de internalização de materiais produzidos por agentes externos, dificuldade de atualização do material produzido, excesso de burocracia para geração e atualização dos materiais, estresse de equipes por desvio de funções operacionais para suporte às ações de mapeamento.
O material aqui apresentado visa indicar diretrizes e proporcionar subsídio para a efetiva implementação e manutenção de ações de BPM no âmbito dos processos vinculados a empresas e organizações públicas. Este conteúdo, portanto, é direcionado a gestores no intuito de que possam inserir o BPM de forma sistêmica e utilizá-lo como meio de suporte às suas ações estratégicas. Assim como também se propõe aos operadores de todas as áreas, para que possam ser protagonistas ao se apropriarem do BPM, de forma integral ou parcial, seja na habilidade de leitura de mapas de processo ou manuais, ou participando ativamente em ações de melhoria de processos. As orientações, conceitos e sugestões propostas estão baseados em fontes bibliográficas reconhecidas no meio técnico de Gestão por Processos, bem como na experiência prática e no know-how adquiridos pelos autores no desenvolvimento de suas atividades ao longo dos anos nesta área.
A metodologia apresentada neste material se utiliza de instrumentos de apoio e formas de abordagem diferenciadas para a execução dos levantamentos à distância e in loco, além do tratamento da informação, como a caracterização e a mitigação de riscos. A notação adotada segue o padrão Business Process Management Notation (BPMN). Para a construção de mapas de processos são apresentados alguns softwares capazes de representar os fluxos dos processos de maneira padronizada, alinhada com as exigências de notação e que oferecem versões de livre acesso.
O principal diferencial da metodologia, no entanto, é a abordagem sistêmica da implementação do BPM. Ela faz um contraponto ao procedimento tradicional de formação de escritórios de processos centralizadores ou de contratação de equipes externas para a realização dos Mapeamentos. A abordagem sistêmica prevê a formação do conhecimento capilarizado de BPM na organização com consolidação da cultura organizacional horizontal e a geração descentralizada e autônoma de mapas de processo pela própria equipe interna.
Essa abordagem proporciona a geração e atualização de mapas de processos vinculados ao planejamento estratégico de forma autônoma e em ciclo de melhoria contínua. Também potencializa o uso dos mapas de processos de forma alinhada e ativa nas equipes internas em projetos de melhoria, treinamento, gestão de risco e compliance. Para tanto, prevê o trabalho em conjunto com a equipe da instituição, desenvolvendo as atividades de sensibilização, capacitação, formação de times multiplicadores, supervisão na elaboração de desenho dos processos, na formação de repositórios de processos, no detalhamento das atividades, na identificação de oportunidades de melhoria a serem implementadas conforme condições e disponibilidades.
Quanto à estrutura, este material apresenta uma breve descrição de conceitos e notações utilizados em Gestão por Processos. Em seguida, introduz a metodologia de BPM com foco na implementação da melhoria contínua, de modo sistêmico, desenvolvida para ser aplicada nos processos de interesse. Por fim, relaciona algumas sugestões de leitura complementar que contribuem para sustentar a definição da metodologia e o glossário que pode ser utilizado para nivelamento de compreensão dos termos utilizados.  
Os resultados esperados, a partir da aplicação dos conhecimentos contidos neste material, são:
•    Aprofundamento do conhecimento de BPM por parte do corpo diretivo e técnico da organização;
•    alinhamento estratégico das ações de BPM com objetivos e metas estabelecidas no planejamento;
•    formação de profissionais com conhecimentos práticos e avançados de BPM compondo as habilidades necessárias para atuarem como Analistas de Processos;
•    ampliação do número de processos com mapas e manuais desenvolvidos pela equipe interna de Analistas de Processos;
•    elaboração dos mapas de Macroprocessos de interesse estratégico;
•    Mapas de Riscos e identificação de atividades que trabalhem com dados sensíveis na ótica da LGPD para os processos mapeados;
•    progresso da transformação da cultura organizacional;
•    entrosamento e compartilhamento de conhecimentos dos Analistas de Processos internos com a formação de Fórum de BPM e Escritório de Processos Descentralizado;
•    estruturação de Repositório de Processos;
•    aperfeiçoamento dos processos priorizados por interesse estratégico;
•    instituição de ferramentas para melhoria contínua de processos.