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PRESERVATION OF DIGITAL DOCUMENTS AS A NATIONAL STRATEGY TO ENSURE TRANSPARENCY AND MEMORY

La cuarta revolución industrial nos ha alcanzado, trayendo consigo innovaciones, retos y hasta nuevos paradigmas; donde los avances tecnológicos desempeñan un papel preponderante, en cuanto al acceso a la información, acortar distancias y tiempos. Para ello, las organizaciones están apostando al uso de la tecnología y con ella, de los documentos electrónicos para maximizar su eficacia y al mismo tiempo ser más eficientes. En este panorama, lo inmaterial se está convirtiendo en la única evidencia de nuestro conocimiento y de nuestra huella como sociedad, lo que vuelve urgente la implementación de técnicas y métodos para asegurar la preservación de la memoria organizacional y colectiva, pero también para garantizar la evidencia de la legalidad y de la transparencia en la gestión de las organizaciones. La norma ISO 13008:2012 define preservación como: “Los procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de los documentos auténticos a lo largo del tiempo” (pág. 8); por lo que, la preservación digital debe asegurar el acceso a la información digital a largo plazo, manteniendo el valor de sus propiedades significativas, en un ambiente en constante evolución; razón por la cual los desafíos deben considerar la obsolescencia tecnológica. Sumado a lo anterior, el conjunto de documentos en soporte digital crece en ausencia de regulaciones, dificultando la preservación de los documentos esenciales para la administración y la toma de decisiones, es impostergable contar con una estrategia nacional que permita garantizar la autenticidad, perdurabilidad y acceso a los documentos digitales; uno de los desafíos más apremiantes de la época. La preservación de la evidencia y la historia contenida en los documentos digitales fortalece la transparencia, la gestión administrativa en general, asegura a la ciudadanía gozar y mantener sus derechos. Desarrollar una política nacional y estrategias de preservación digital que aseguren el acceso a los documentos, garantizando a la vez su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo, es un deber para con la patria, la ciudadanía y las nuevas generaciones.
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PRESERVATION OF DIGITAL DOCUMENTS AS A NATIONAL STRATEGY TO ENSURE TRANSPARENCY AND MEMORY

  • DOI: https://doi.org/10.22533/at.ed.5584282417095

  • Palavras-chave: documentos digitales, preservación digital, política de preservación, estrategias de preservación digital.

  • Keywords: digital documents, digital preservation, preservation policy, digital preservation strategies.

  • Abstract:

    The fourth industrial revolution has reached us, bringing with it innovations, challenges and even new paradigms, where technological advances play a major role in terms of access to information and shortening distances and times. To this end, organizations are betting on the use of technology and with it, electronic documents to maximize their effectiveness and at the same time be more efficient. In this scenario, the immaterial is becoming the only evidence of our knowledge and our footprint as a society, which makes it urgent to implement techniques and methods to ensure the preservation of organizational and collective memory, but also to ensure evidence of legality and transparency in the management of organizations. ISO 13008:2012 defines preservation as: “The processes and operations performed to ensure the intellectual and technical permanence of authentic documents over time” (p. 8); therefore, digital preservation must ensure access to digital information in the long term, maintaining the value of its significant properties, in a constantly evolving environment; reason why the challenges must consider technological obsolescence. In addition to the above, the set of documents in digital support grows in the absence of regulations, making difficult the preservation of essential documents for the administration and decision making, it is urgent to have a national strategy to ensure the authenticity, durability and access to digital documents; one of the most pressing challenges of the time. The preservation of evidence and history contained in digital documents strengthens transparency, administrative management in general, ensures citizens to enjoy and maintain their rights. Developing a national policy and digital preservation strategies that ensure access to documents, while guaranteeing their authenticity and integrity over time, is a duty to the homeland, citizens and new generations.

  • Ma. Gabriela Castillo Solano
  • Raquel Umaña Alpízar
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